Geachte leden en ouders/verantwoordelijken van/voor jeugdleden.
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘Verordening’ of ‘AVG’) rechtstreeks van toepassing in alle lidstaten van de Europese Unie. De Verordening is de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens in Nederland.
Het doel van de Verordening is om twee belangen te waarborgen:
1. de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun gegevens en
2. het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie (‘EU’).
Persoonsgegevens.
Onze vereniging verzorgt danslessen aan (jeugd)leden bij Just Dance, lessen aan de herentrimgroep, aerobiclessen en lessen ouderenfitness.
Omdat onze vereniging persoonsgegevens van u of uw kind geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd verwerkt is deze AVG op onze vereniging van toepassing.
De persoonsgegevens die wij van u dan wel uw kind verzamelen zijn die, die op het inschrijfformulier voor het lidmaatschap van onze vereniging zijn vermeld. Een exemplaar van dit inschrijfformulier is op de website opgenomen. In het kort komen deze persoonsgegevens neer op naam, adres, woonplaats, ouder of verantwoordelijke voor jeugdleden, telefoonnummer o.a. om u te kunnen bereiken in geval van calamiteit, bankrekeningnummer voor het innen van de contributie en emailadres om u te kunnen bereiken en informeren. Niet meer en niet minder.
Deze persoonsgegevens worden bewaard, zolang u of uw kind lid bent c.q. is van onze vereniging.
Wij zijn geen lid van een landelijke sportbond, dus wij hoeven deze gegevens ook niet te delen met anderen, behoudens een gedeelte met de ING-bank ten behoeve van de inning van de contributie. Zie verderop in deze brief.
Op grond van de AVG heeft u een aantal rechten. Deze zijn:
- het recht op informatie over de verwerkingen, het recht op inzage in uw gegevens, het recht op correctie van de gegevens als deze niet kloppen, het recht op verwijdering van de gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’, het recht op beperking van de gegevensverwerking, het recht op verzet tegen de gegevensverwerking, het recht op overdracht van uw gegevens (dataportabiliteit) en het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming.
Onze vereniging moet gehoor geven aan uw verzoeken, tenzij de verzoeken van u kennelijk ongegrond of buitensporig zijn (bijvoorbeeld wanneer u heel vaak achter elkaar exact hetzelfde vraagt).
Het uitoefenen van deze rechten is gratis. Wel moeten wij vooraf vaststellen of degene die het verzoek doet daadwerkelijk de betrokkene is.
Wij gebruiken de van u verkregen persoonsgegevens voor/om:
- te weten wie lid zijn van onze vereniging
- de indeling van de lesgroepen
- u te informeren over indeling en wijziging van de lestijden
- u te informeren over wijzigingen in bestuur en leiding van de vereniging
- u te informeren over en uit te nodigen voor de algemene ledenvergaderingen
- u te informeren over alle andere verenigingszaken die voor u van toepassing zijn
- de inning van de door u verschuldigde contributie
Ten behoeve van de inning van de contributies verstrekken wij een gedeelte van deze persoonsgegevens aan de ING-bank. Deze bank mag deze gegevens alleen gebruiken voor de inning van de contributies. De bank mag deze gegevens niet aan derden verstrekken.
U kunt uw gegevens zo snel mogelijk laten wissen, indien deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij deze verzameld hebben, dat wil zeggen indien u besluit om uw lidmaatschap van onze vereniging op te zeggen.
Foto’s en films.
Op grond van de AVG moet u ook uw toestemming geven om foto’s of filmpjes, waarop u dan wel uw kind zichtbaar zijn, te publiceren op de website, Facebook- of Instagram-pagina van onze vereniging, dan wel deze foto’s te laten publiceren op de website van dorpshuis, sport- en cultureel centrum Swanla en in het in de regio huis aan huis verkrijgbare weekblad Hart van Holland of een landelijk verschijnend dagblad.
Wij zullen van de minderjarige leden van onze vereniging nooit foto’s of filmpjes publiceren, waarop deze alleen zichtbaar zijn. Dit zal altijd gaan om groepsfoto’s of filmpjes van de groep, waarvan uw kind deel uit maakt.
Vragen?
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Indien er na het lezen van deze pagina nog vragen over zijn, dan kunt u contact opnemen met onze secretaris via het daarvoor bestemde formulier op de website van onze vereniging.